Nutzerhandbuch

Technische und praktische Hinweise zur optimalen Nutzung von vicos.

Für Nutzer

Wenn Sie unten in der Mitte auf das Mikrofonsymbol klicken, können Sie Ihr Mikrofon ausschalten. Das ausgeschaltete Mikrofon ist durchgestrichen im Gegensatz zum angeschalteten Mikrofon.

Sie können über die drei Punkte unten rechts „Einstellungen“ öffnen. Unter „Geräte“ ist es möglich Änderung an den Einstellungen vorzunehmen.

Wenn Sie unten in der Mitte auf das Kamerasymbol klicken, können Sie Ihre Kamera ausschalten. Die ausgeschaltete Kamera ist durchgestrichen im Gegensatz zur angeschalteten Kamera.

Sie können über die drei Punkte unten rechts „Einstellungen“ öffnen. Unter „Geräte“ ist es möglich Änderung an den Einstellungen vorzunehmen.

Für vicos können wir die Nutzung eines Chromium-basierten Browser (bspw. Google Chrome) empfehlen. Für die Nutzung von vicos ist kein Software-Download erforderlich. Auf mobilen Endgeräten steht aber auch eine App zum Download zur Verfügung.

Über das Handsymbol, welches sich unten links befindet, können Sie die „Hand heben“ bzw. wieder runternehmen. Die Funktion „Hand heben“ ist hilfreich, um zu signalisieren, dass Sie etwas zu einem Thema sagen möchten. So kann der Moderator das Wort an Sie geben und das Gespräch steuern, damit nicht alle Teilnehmer durcheinander sprechen.

Sie verlassen die Konferenz, indem Sie auf den roten „Auflege“-Button unten in der Mitte klicken.

Unten links gibt es ein Symbol, welches aussieht wie eine Sprechblase. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnen Sie den Chat und können darüber allen Teilnehmern gleichzeitig schreiben. Es gibt auch einen privaten Chat, der aber über eine andere Funktion erreichbar ist.

Um in einem Meeting privat zu schreiben, klicken Sie auf die drei Punkte im Bild des Teilnehmer, dem Sie eine private Nachricht schreiben wollen. Im Chat werden diese Nachrichten mit roten Hintergrund nur für die beteiligten Teilnehmer sichtbar sein.

Die Ansicht der Teilnehmer können Sie über das Symbol mit den vier Quadraten unten rechts ändern. Mit einem Klick können Sie die sogenannte Kachelansicht an- und ausschalten. Mithilfe der Kachelansicht können Sie sich selbst und alle anderen Teilnehmer nebeneinander alle in der gleichen Größe sehen.

Wenn Sie Änderungen an den Qualitätseinstellungen festnehmen wollen, drücken Sie bitte auf die drei Punkte, welche unten rechts angezeigt werden. Anschließend klicken Sie auf Qualitätseinstellungen, wo Sie nun zwischen nur Audio, niedrige Auflösung, Standardauflösung und hohe Auflösung auswählen können. Wenn Ihr Netz schwach ist, kann es hilfreich sein eine niedrigere Auflösung zu wählen.

Sie können über die drei Punkte den Vollbildmodus einschalten und wieder ausschalten. Mit der Escape-Taste verlassen Sie den Vollbildmodus wieder.

Shortcuts oder auch Tastenkürzel kann man dazu verwenden, verschiedene Funktionen nur per Tasten an- und auszuschalten. Die verschiedenen Tastenkürzel werden Ihnen aufgelistet, wenn Sie auf die drei Punkte unten rechts klicken und auf „Tastenkürzel anzeigen“ drücken.

Wer den höchsten Redeanteil in der Konferenz hatte, wird Ihnen in den Sprecher-Statistiken anzeigt, welche Sie über die drei Punkte unten rechts sich anzeigen lassen können.

Sie können über die drei Punkte unten rechts auf die Funktion „Einstellungen“ klicken. Es geht ein Fenster auf bei dem Sie unter dem 2. Menüpunkt „Willkommen bei -Servername-“ Ihren Anzeigenamen ändern können. Der Anzeigenamen ist der Benutzername, den die anderen Teilnehmern sehen.

Ja, vicos kann über den Browser auf dem Handy genutzt werden. Empfohlen wird aber der Download der App “vicos²” für Apple-Geräte im Apple Appstore und für Google-Geräte im Google Playstore

Sie können über die drei Punkte unten rechts „Einstellungen“ öffnen. Unter „Geräte“ ist es möglich Änderung an den Einstellungen vorzunehmen.

Nein, dies ist bei uns derzeit nicht möglich.

Das Streaming ist nur über YouTube möglich.

Um einen Präsentation oder ein Dokument problemlos über vicos² zu präsentieren, sollte der ganze Bildschirm geteilt werden und nicht nur das „Auswahlfenster“.

Ja, im Meetingraum können die Sicherheitsoptionen über das orangefarbene Schild rechts unten eingestellt werden. Wenn Sie die Lobby aktivieren, ist der Warteraum eingerichtet.

Es ist möglich, dass auf dem Computer des Teilnehmers oder in seinem Netzwerk eine Firewall aktiviert ist. Vicos² benötigt für die Teilnahme an einem Meeting in der Firewall folgende offenen Ports: TCP 80, TCP 443, TCP 10000 UDP. Ohne den offenen Port 10000 UDP ist eine Verbindungsherstellung unmöglich.

Für Moderatoren

Um eine Konferenz zu starten, muss auf der Startseite des vicos-Systems ein Name für die Konferenz/den Meetingraum festgelegt werden. Dafür geben Sie den Serverlink Ihres Vicos-Systems in die Adresszeile des Browsers ein (wir empfehlen einen Chromium-basierten Browser wie bspw. Google Chrome). Nun erscheint das Eingabefeld „Name des Konferenzraums“ über das Sie den gewünschten Namen eingeben können. Buchstaben, Zahlen, Punkte und Bindestriche sind erlaubt, jedoch Leerzeichen und Umlaute nicht. Drücken Sie anschließend auf „Los“. Das System erstellt automatisch einen Link für die Videokonferenz. Sie werden nun gefragt, ob Sie Ihr Mikrofon und Videobild freigeben wollen. Bitte auf „zulassen“ klicken. Die Einstellungen sind später auch noch veränderbar.

Der Organisator ist derjenige, der die Konferenz initiiert indem er den Namen der Konferenz – wie in der vorherigen Frage beschrieben – festlegt und Teilnehmer einlädt. Nachdem Sie als Organisator auf „Los“ geklickt haben, wird die Konferenz geöffnet und es erscheint ein Fenster, in dem Sie sich als Organisator per Log-in authentifizieren können. Wenn Sie aber nicht der Organisator sind, warten Sie bitte bis der Organisator sich authentifiziert hat. Erst wenn der Organisator die Videokonferenz „betritt“, kann diese starten.

Haben Sie die Videokonferenz gestartet bzw. nehmen an dieser als Gesprächspartner teil, können Sie den Link entweder aus der Adresszeile des Browsers kopieren und ihn verschicken oder über ihrem Übertragungs-Bild auf das blaue Feld „mehr Leute einladen“ klicken und auswählen, wie Sie den Link weiterleiten möchten. Ansonsten gibt es auch unten rechts in der Leiste ein Benutzersymbol mit einem Plus über das Sie den Link für die Konferenz weitergeben können. Ihre Teilnehmer/innen müssen lediglich den versendeten Link in Ihren Browser kopieren. Wichtig: Bitte verwenden Sie ausschließlich den Chromium-basierte Browser wie bspw. Google Chrome, da es sonst ggf. zu Störungen bei der Meeting-Übertragung kommen kann. Bitte geben Sie diese Information unbedingt bei jeder Einladung an Teilnehmer weiter.

Unten links ist ein Bildschirmsymbol abgebildet über welches Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmer teilen können. Nach dem Klick auf das Bildschirmsymbol, können Sie dann auswählen, ob Sie Ihren gesamten Bildschirm, das Anwendungsfenster oder nur den Chrome-Tab teilen wollen. Bitte wählen Sie dann den gewünschten Bereich aus, indem Sie die entsprechende Ansicht anklicken und drücken auf den blauen „teilen“ Button. Sie können nun allen Teilnehmern, den gewünschten Bereich Ihres Bildschirms zeigen.

Unten links gibt es ein Symbol, welches aussieht wie eine Sprechblase. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnen Sie den Chat und können darüber allen Teilnehmern gleichzeitig schreiben. Es gibt auch einen privaten Chat, der aber über eine andere Funktion erreichbar ist.

Die Konferenz kann über das orangefarbene Symbol mit einem selbstausgewähltem Passwort geschützt werden. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein Fenster der Sicherheitseinstellungen und rechts im Fenster erscheint „Passwort hinzufügen“. Klicken Sie nun darauf, tippen das gewünschte Passwort ein und drücken Sie anschließend auf „add“. Die Teilnehmer, die nun die Konferenz betreten wollen, müssen nun das Passwort eingeben, um zur Konferenz zu gelangen. Das Passwort müssen Sie dementsprechend den Teilnehmern vorher zukommen lassen.

Wenn Sie eine Videokonferenz aufzeichnen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte, welche unten rechts angezeigt werden. Dann öffnen sich weitere Einstellungen und Sie können auf „Aufzeichnung starten“ klicken. Von nun an wird Ihre Konferenz aufgezeichnet bis Sie die Aufzeichnung wieder beenden. Sie beenden die Aufzeichnung dort, wo Sie auch auf „Aufzeichnung starten“ gedrückt haben. Eine Konferenzen nimmt man bspw. auf, um sie später Kollegen zu zeigen.

Wenn Sie Änderungen an den Qualitätseinstellungen festnehmen wollen, drücken Sie bitte auf die drei Punkte, welche unten rechts angezeigt werden. Anschließend klicken Sie auf Qualitätseinstellungen, wo Sie nun zwischen nur Audio, niedrige Auflösung, Standardauflösung und hohe Auflösung auswählen können. Wenn Ihr Netz schwach ist, kann es hilfreich sein eine niedrigere Auflösung zu wählen.

Sie können über die drei Punkte den Vollbildmodus einschalten und wieder ausschalten. Mit der Escape-Taste verlassen Sie den Vollbildmodus wieder.

Sie können ein YouTube-Video teilen, indem Sie auf die drei Punkte klicken und auf YouTube-Video teilen drücken. Dann erscheint das Fenster „Video teilen“. Sie können nun den Link des YouTube-Videos eingeben/einfügen. Klicken Sie nun auf „teilen“, damit Ihre Konferenzteilnehmer den Link erhalten.

Sie können, wenn Sie der Organisator der Konferenz sind, Ihre Teilnehmer stummschalten, wenn Sie auf die drei Punkte unten rechts klicken. Wenn Sie auf alle stummschalten klicken, können Sie die Teilnehmer stummschalten. Allerdings können Sie die Stummschaltung der anderen Teilnehmer nicht mehr beenden, sondern nur die Teilnehmer selbst.

Generelle Einstellungen wie die Stummschaltung aller Teilnehmer oder das Passwort für die Konferenz bleiben bestehen bis der Moderator die Konferenz verlässt. Wenn der Moderator die Konferenz verlässt, gehen die vorgenommenen Einstellungen verloren. Selbst wenn der Moderator den Raum mit demselben Namen erneut betritt. Dies ist darin begründet, dass ein Raum jeweils neu erstellt wird, wenn man einen Raumnamen anlegt (auch, wenn dieser bereits existiert).

Moderator ist man immer für den gesamten Jitsi-Meet-Server und nicht nur für einen einzelnen Konferenzraum. Die Web-Applikation im Browser merkt sich, dass man Moderator ist. Bei den Moderatoren ist unten rechts im Bild ein Stern abgebildet.

Nein, mit Moderator und Organisator ist dasselbe gemeint.

Bei den Moderatoren ist unten rechts im Bild ein Stern abgebildet.

Dies ist nicht möglich, da es nicht DSGVO-konform wäre. Der Teilnehmer muss selbst seine Stummstellung aufheben, um wieder von den anderen Teilnehmern der Konferenz gehört zu werden.

Für den Zugang benötigt der Moderator den “User” und das “Benutzerpasswort” um sich zu authentifizieren. Es dient dazu den Zugang zum Server herzustellen und individuelle Einstellungen in den Konferenzen vorzunehmen. Diese Zugangsdaten sollte nicht an die Teilnehmer weitergegeben werden.
Das Passwort wiederum mit welchem man den Konferenzraum schützt kann optional vergeben werden. Dieses Passwort benötigen die Teilnehmer einer Konferenz, um an dieser teilzunehmen.

Ein Moderator kann bei YouTube einen Live-Stream eröffnen. Diesen Livestream können beliebig viele Menschen auf YouTube verfolgen. Vicos² erlaubt es nun, das Videosignal der Videokonferenz an YouTube zu senden. Über den YouTube Livestream können nun die Teilnehmer die Videokonferenz verfolgen. Der Vorteil darin liegt, dass somit eine wesentlich höhere Anzahl an Teilnehmern möglich ist. Diese Funktion ist allerdings nicht DSGVO-konform.

Es ist möglich, dass auf dem Computer des Teilnehmers oder in seinem Netzwerk eine Firewall aktiviert ist. Vicos benötigt für die Teilnahme an einem Meeting in der Firewall folgende offenen Ports: TCP 80, TCP 443, TCP 10000 UDP. Ohne den offenen Port 10000 UDP ist eine Verbindungsherstellung unmöglich.

Ja, Chats und Teilnehmerlisten werden automatisch gespeichert und können über das Control Panel abgerufen werden.

Für Unternehmen

Wenn Sie unten in der Mitte auf das Mikrofonsymbol klicken, können Sie Ihr Mikrofon ausschalten. Das ausgeschaltete Mikrofon ist durchgestrichen im Gegensatz zum angeschalteten Mikrofon.

Wenn Sie unten in der Mitte auf das Kamerasymbol klicken, können Sie Ihre Kamera ausschalten. Die ausgeschaltete Kamera ist durchgestrichen im Gegensatz zur angeschalteten Kamera.

Für vicos können wir die Nutzung eines Chromium-basierten Browser (bspw. Google Chrome) empfehlen. Für die Nutzung von vicos ist kein Software-Download erforderlich. Auf mobilen Endgeräten steht aber auch eine App zum Download zur Verfügung.

Sie verlassen die Konferenz, indem Sie auf den roten „Auflege“-Button unten in der Mitte klicken.

Vicos benötigt auf den Clients folgende offenen TCP-Ports: 80, 443, 10000 UDP(Inbound & Outbound). Bitte bedenken Sie, dass auf der gesamten Route der Traffic über diese Ports möglich sein muß (Client-seitige Firewall und Firewall am Access-Point).

DSVGO / Rechtliches

Der Fachverlag heise hat dazu am 01.11.2020 einen Artikel mit folgendem Aufmacher veröffentlicht: “Die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern hat eine Orientierungshilfe für Videokonferenzdienste veröffentlicht. Für US-Lösungen bleibt wenig Spielraum.” Der vollständige Artikel ist hier verfügbar.

Die Empfehlung des Datenschutz-Beauftragten des Landes Baden-Württemberg findet sich hier. Die des Landes Berlin kann man hier nachlesen.

In der Wikipedia gibt es einen nützlichen Einstieg in das Thema.

In der Wikipedia kann man sich einen ersten Überblick verschaffen.

Einen ersten Überblick bietet hierzu die Wikipedia.

Das EU-US-Privacy Shield war ein Abkommen zwischen Europa und den USA, welches die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten geregelt hatte.

Der Europäische Gerichtshof hat das gesamte Dokument auf seinem Server zum Download im PDF-Format veröffentlicht.

Das Magazin “Der Spiegel” hat dazu einen interessanten Artikel veröffentlicht. Einen kompletten Überblick über alle verhängten Bußgelder kann auf dem DSGVO-Portal in der DSGVO-Bußgeld-Datenbank erhalten. Das Land Niedersachsen hat für 2020 eine Zusammenfassung seiner verhängten Bußgelder veröffentlicht.

Die DSGVO ist verpflichtend. Einen passenden Kommentar hat der heise Verlag auf seiner Website veröffentlicht.

Wir als Administrator haben Zugriff auf den Server. Der Serveranbieter und wir sind an den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag gebunden, der die Sicherheit von Daten regelt. Ebenso gelten die TOMs, Technische und Organisatorische Maßnahmen, die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vorgeschrieben sind. https://de.wikipedia.org/wiki/Technische_und_organisatorische_Ma%C3%9Fnahmen
Vicos² speichert keine Meetingdaten. Nach jedem abgelaufenen Meeting werden Meetingname etc. direkt gelöscht. Lediglich Aufzeichnungen werden gespeichert, die der Moderator über unser Control-Panel aber unmittelbar nach der Aufzeichnung an einem Speicherort seiner Wahl speichern und vom vicos-Server löschen kann.

Haben Sie noch Fragen?

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